SAP Business memiliki feature untuk mengirim dokumen elektronik atas dokumen marketing yang baru saja dibuat yang didukung di SAP Business One versi 9.3 ke atas. Setelah user selesai dan klik Add dokumen marketing (contoh di Outgoing Payment) akan muncul pop up jendela seperti di bawah ini:

 

Ketika kita pilih Yes akan muncul pop up jendela Send Message sebagai berikut :

Tab Data :

Tab Attachments :

 


Untuk menggunakan feature ini, ada beberapa pengaturan yang perlu dilakukan:

1.    Mengaktifkan Electronic Documents

       Pilih Administration > System Initialization > Document Settings, di tab Electronic Documents centang checkbox Enable Electronic Documents, kemudian isi B1i Server URL untuk web service. Jangan lupa isi Sender Details-nya, Name dan E-Mail. Untuk notification, centang checkbox E-Mail.

 

2.    Mengaktifkan Mailer Service

       Pilih Administration > System Initialization > General Settings, di tab Services centang checkbox Enable Mailer Services. Kemudian centang checkbox Enable Company Specific mailer Configuration dan isi data di bawah nya. Untuk Default E-Mail Method pilih SAP Business One Mailer.


3.    Mengaktifkan Attachments Folder untuk menyimpan hasil export PDF dari layout dokumen marketing (default) yang digunakan.

       Pilih Administration > System Initialization > Print Preferences, di tab General centang checkbox When Adding Marketing Document, use Attacments Folder as Default Path to Export PDF. Untuk checkbox di bawahnya, Attach Exported PDF to Marketing Document merupakan opsional.


4.    Menentukan path drive yang digunakan sebagai tempat Attachments Folder.

       Pilih Administration > System Initialization > General Settings, di tab Path pilih path drive dari Attachments Folder yang digunakan sebagai tempat penyimpanan Export PDF.


5.    Pengaturan di tiap dokumen marketing

       Administration > System Initialization > Print Preferences, di tab Per Document pilih dokumen mana yang akan menggunakan feature ini. Untuk checkbox di bawah When Adding Document, pilih E-Mail Document.

Kemudian edit template untuk E-Mail Subject dan E-Mail Body.