User Guide Manual – Budgeting
1. Setup Budget
a. Administration -> System Initialization -> General Setting -> Budget
b. Centang Budget Initialization
c. Pilih Block Deviation from Budget / Warning / No Warning ketika Transaksi telah melebihi
batas Budget sesuai dengan kebutuhan
d. Pilih For Annual Budget / For Monthly Budget sesuai dengan kebutuhan
e. Pilih dan Centang Transaksi Dokumen yang akan di Block atau di beri Warning ketika
Transaksi telah melebihi batas Budget sesuai dengan kebutuhan
f. Setelah user meng-setup Budget dan melakukan Update pada General Settings, maka akan
muncul pilihan “Mark all Profit and Loss Account as Budget Accounts”
Apabila memilih Yes, maka Relevant to Budget CheckBox yang ada di Modul Financial ->
Chart of Account -> Account Details untuk seluruh Profit and Loss G/L Account akan
tercentang
User juga bisa memilih Non Profit and Loss G/L Account yang ingin dijadikan sebagai
Budget Accounts, dengan melakukan centang manual pada Relevant to Budget
CheckBox di G/L Account nya
2. Financial module - Budget Setup - Budget Scenario
a. Klik Kanan pada field # -> Add Row
b. Input Budget Name untuk Nama Budget pada Tahun Berjalan
c. Initial Ratio = Persentase Budget dasar yang mana Rasio Awal nya adalah 100%
d. Rounding Method = Metode Pembulatan untuk Jumlah Budget pada setiap Scenario
e. Update
3. Financial module - Budget Setup - Budget Distribution Methods
Budget Distribution Methods merupakan Metode yang digunakan untuk mendistribusikan
Budget. Terdapat 3 Metode Distribusi secara Default :
a. Equal , artinya Besarnya Budget dibagi Rata menjadi 12 Bulan.
b. Ascending Order, artinya Budget yang di distribusikan tiap bulan nya dimulai dari Budget
dengan nominal yang paling kecil. Contoh, pada bulan Januari, Budget yang dianggarkan
nominal nya sedikit, kemudian pada bulan-bulan berikutnya Nominal Budget yang di
anggarkan bertambah.
c. Descending Order, artinya Budget di distribusikan tiap bulannya dimulai dengan Budget
dengan nominal paling besar. Contoh, pada Bulan Januari, Budget yang dianggarkan nominal
nya besar, kemudian pada bulan-bulan berikutnya Budger yang dianggarkan berkurang.
d. User bisa juga menambahkan Metode distribusi lainnya secara manual
4. Financial Module – Budget Setup – Budget
a. Mengisi Budget pada Account yang ingin digunakan
b. Pilih Scenario yang akan digunakan untuk pengisian Budget
c. Pilih Account yang akan diisi Budget -> OK
d. Ketika Display Accounts with no Budget nya ini di centang, maka akan tampil seluruh GL
Account yang Relevant to Budget pada tiap GL Account nya dan budget nya belum diisikan
e. Pilih Dimension
f. Untuk setiap account dapat dipilih Method yang diinginkan dan mengisi nilai budget
Jika dipilih method Equal maka sistem akan membagi rata nominal budget nya untuk 12
Bulan
Jika ingin isi secara manual untuk setiap budget tiap bulan nya, maka bisa klik 2 kali pada
kolom angka kemudian input nominal budget sesuai kebutuhan. Apabila telah diganti
nominal budget secara manual, maka otomatis Method akan berubah menjadi Manual.
g. OK -> Update
5. Cost Accounting dalam Budget
a. Jika menggunakan Cost Accounting di perusahaan, maka dapat mendistribusikan nilai
budget pada seluruh Distribution Rule yang berhubungan
b. Jika Dimension telah digunakan, maka pilih Dimension lain yang berhubungan
c. Kemudian klik kanan pada Field Nomor di GL Account untuk menambahkan Distribution Rules , lalu pilih Add Row Cost Center
d. Pada kolom Distribution Rule Debit input nilai Budget yang ingin didistribusikan pada setiap distribution rule.
6. Budget Reports
a. Financial -> Cost Accounting -> Budget vs Cost Accounting
Setelah adanya transaksi yang dilakukan menggunakan Budget pada setiap Distribution
Rule, user dapat memeriksa nya pada Budget vs Cost Accounting
b. Financial -> Financial Reports -> Budget Reports
Laporan Standard Budget dapat dilihat pada Budget Reports