Aging Report memberi gambaran umum atau terperinci tentang usia piutang customer yang belum dibayar, usia hutang yang belum dibayar kepada vendor, dan nilai piutang atau hutang.
Untuk membuat/melihat Aging Report, pilih salah satu hal berikut ini:
Atau, bisa dibuat/dilihat dari modul Laporan.
Terdapat dua jenis Aging Report, yaitu
1. Vendor Liabilities Aging, laporan ini menganalisis hutang yang belum dibayar kepada vendor, diurutkan berdasarkan usia.
2. Customer Receivables Aging, laporan ini mencantumkan semua piutang customer yang open, diurutkan berdasarkan usia, dan memberikan analisis setiap piutang customer.
Berikut penjelasan dari Selection Criteria Field di atas:
1. Group By
Untuk menentukan apakah akan mengelompokkan laporan berdasarkan customer atau karyawan penjualan - vendor atau pembeli.
2. Customer/Vendor Group
Dari dropdown list, pilih grup yang menampilkan business partners. Untuk menyertakan semua customer/vendor dalam Selection Criteria, pilih All.
3. Properties
Buka jendela Properties, untuk menentukan properti customer/vendor.
4. Control Accts
Klik Telusuri (kotak hitam bertitik 3) dan centang checkbox untuk hanya menampilkan transaksi dan saldo untuk Control Accts yang dipilih.
5. Select All
Untuk menyertakan semua customer/vendor dalam Selection Criteria, seperti pilih All di poin 2.
6. Aging Date
Usia piutang/hutang ditentukan menggunakan tanggal ini, biasanya adalah tanggal saat ini. Oleh karena itu, ditetapkan sebagai default. Anda dapat mengubah default jika, misalnya, Anda ingin menampilkan semua piutang/hutang yang jatuh tempo pembayarannya selama minggu berikutnya.
7. Interval
Untuk menentukan interval waktu untuk pengelompokan piutang/hutang.
Dari dropdown list, pilih Days, Months, atau Periods. Jika memilih Days, empat field baru akan muncul untuk menentukan durasi setiap interval waktu. Anda tidak harus menentukan keempat field, tetapi harus menentukan setidaknya field pertama. Nilai default untuk empat field adalah: 30, 60, 90, dan 120.
Contoh
Dalam dua field pertama, ditentukan 20, 50 hari sebagai interval membagi piutang/hutang sebagai berikut:
- Umur hingga 20 hari
- Berusia 21 hingga 50 hari
- 51 hari atau lebih
8. Translate Leading Currency at Aging Date
Untuk dokumen yang dibuat dalam mata uang asing, mencentang checkbox ini akan menampilkan mata uang lokal dan mata uang sistem yang dikonversi dari mata uang dokumen menggunakan nilai tukar pada Aging Date; Membatalkan pilihan checkbox ini akan menampilkan mata uang lokal dan mata uang sistem yang diposting di Journal Entry dari dokumen.
Untuk dokumen yang dibuat dalam mata uang lokal, memilih kotak centang ini akan menampilkan mata uang sistem yang dikonversi dari mata uang dokumen menggunakan nilai tukar pada Aging Date; Membatalkan pilihan kotak centang ini akan menampilkan mata uang sistem yang diposting di Journal Entry dari dokumen. Laporan akan menampilkan mata uang asing apa yang diposting di Journal Entry dari dokumen, tidak peduli apakah checkbox dipilih atau tidak.
9. Display Customers/Vendors with Zero Balance
Untuk menyertakan customer/vendor dengan saldo nol.
10. Display Reconciled Transactions
Menampilkan Journal Entry yang direkonsiliasi dari dokumen akuntansi yang dihasilkan untuk customer/vendor.
11. Ignore Future Remit
Menyembunyikan kolom Future Remit dalam Selection Criteria dan mengecualikan transaksi (transaksi yang terhitung adalah setelah Aging Date) yang memiliki nilai di field ini ini.
12. Display in Pages
Mencentang checkbo ini untuk menampilkan laporan di halaman dan dengan tombol navigasi.
Hasil penarikan Aging Report
1. Vendor Liabilities Aging
SAP Business One menampilkan hasil laporan sesuai dengan Selection Criteria.
Ini menampilkan dokumen bersama dengan hutangnya masing-masing. Laporan ini memberikan ukuran hutang yang belum dibayar kepada vendor dan waktu hutang tetap belum dibayar.
Untuk business partner All Currency dengan mata uang asing sebagai mata uang yang ditampilkan, nilai dalam laporan ini dikonversi berdasarkan nilai tukar saat ini dan bukan pada nilai tukar transaksi asli. Ini karena ketika mata uang business partner ditetapkan sebagai All Currency, mata uang operasi adalah mata uang lokal, dan oleh karena itu transaksi mata uang asing terkait tidak dikelola untuk akun tersebut.
2. Customer Receivables Aging
SAP Business One menampilkan hasil laporan ini sesuai dengan Selection Criteria.
Ini menampilkan dokumen bersama dengan piutangnya masing-masing. Laporan ini memberikan nilai piutang yang belum dibayar oleh customer dan lamanya waktu piutang tetap belum dibayar.
Untuk business partner All Currency dengan mata uang asing sebagai mata uang yang ditampilkan, nilai dalam laporan ini dikonversi berdasarkan nilai tukar saat ini dan bukan pada nilai tukar transaksi asli. Ini karena ketika mata uang mitra bisnis ditetapkan sebagai All Currency, mata uang operasi adalah mata uang lokal, dan oleh karena itu transaksi mata uang asing terkait tidak dikelola untuk akun tersebut.
Berikut penjelasan dari Vendor/Customer Aging Report Field di atas:
1. Currency
Untuk menentukan mata uang untuk menampilkan hasil laporan.
2. Aging Date
Aging Date yang ditentukan di jendela Selection Criteria.
3. Age By
Untuk menentukan tanggal berapa untuk menghitung usia piutang/hutang : Due Date, Posting Date, atau Document Date dari dokumen/Journal Entry terhadap Aging Date yang ditentukan di jendela Selection Criteria.
4. Type
Untuk menampilkan tipe dokumen dan menyediakan link/golden arrow ke jendela dokumen.
5. Installment No.
Menampilkan jumlah installment berturut-turut dari dokumen.
Contoh
Jika dokumen berisi tiga installment, setiap installment ditampilkan dalam baris terpisah, dan field ini menampilkan nilai 1, 2, atau 3, yang sesuai.
6. BP Ref. No.
Menampilkan nomor referensi business partner.
7. Number of Days Outstanding
Jumlah hari antara Due Date dan Aging Date.
8. Original Account
Menampilkan nilai document total, nilai total per installment , atau nilai total baris Journal Entry manual.
9. Balance Due
Menampilkan jumlah total piutang/hutang yang open. Angka dalam tanda kurung menunjukkan pembayaran yang diterima dari customer yang belum diterapkan selama periode tersebut.
10. Future Remit
Menampilkan semua piutang/hutang yang open yang terpiutang oleh customer / yang terhutang kepada vendor sesuai dengan tanggal yang dipilih di field Age By dan tanggal yang ditentukan dalam field Aging Date belum tercapai.
Contoh
Pelanggan memiliki faktur A/R yang masih open seharga USD100, yang jatuh tempo pada 1 Mei. Di field Age By, Due Date dipilih. Field Aging Date diatur ke 28 April. Karena faktur jatuh tempo setelah Aging Date, jumlah faktur ditampilkan di kolom Future Remit.
11. Interest
Menampilkan jumlah bunga yang harus dibayar.
12. Project Code
Menampilkan kode proyek atas Journal Entry dokumen yang telah ditetapkan.
13. Payment Method Code
Menampilkan kode metode pembayaran default yang ditetapkan untuk business partner pada tab Payment Run pada jendela Business Partner Master Data
14. [Time Intervals]
SAP Business One menampilkan piutang/hutang yang open yang relevan dalam kolom yang mewakili spesifikasi yang dibuat di field Interval di jendela Selection Criteria.
Jumlah future remit pertama-tama dikurangi dari jumlah total piutang/hutang.
Days – Setiap kolom mewakili jumlah hari yang dimasukkan dalam jendela Selection Criteria, mulai dari Aging Date dan bergerak ke belakang.
Months – Setiap kolom mewakili satu bulan, mulai dari bulan Aging Date dan bergerak ke belakang.
Periods – Setiap kolom mewakili satu periode, sebagaimana didefinisikan dalam Administration > System Initialization > Posting Periods, mulai dari periode Aging Date dan bergerak ke belakang.
15. Dunning Level
Menampilkan dunning level yang ditetapkan untuk piutang/hutang.
16. Dunning Letter
Mencentang checkbox di kolom ini untuk membuat dunning letter untuk dokumen tersebut.
17. Doubtful Debts
Menampilkan jumlah piutang yang diragukan yang ada
Perhitungan untuk field ini tergantung pada definisi di jendela Doubtful Debts - Setup. Jumlah faktur untuk setiap rentang hari dikalikan dengan persentase yang ditentukan untuk rentang hari ini.
Dalam laporan ini dapat mengeluarkan Journal Entry untuk mengkredit customer atas piutang yang diragukan. Untuk membuat Journal Entry untuk piutang yang diragukan, lanjutkan sebagai berikut:
- Sorot baris customer / faktur termasuk piutang yang diragukan.
- Klik kanan baris dan pilih Journal Entry. Atau, dari menu bar, pilih Go To > Journal Entry.
Jendela Journal Entry akan terbuka. Baris pertama dalam Journal Entry mencakup kode customer, nama customer, dan jumlah piutang yang diragukan untuk dibersihkan di kolom Credit.
- Masukkan Account Code untuk baris kedua.
- Ubah Amount dalam baris atau lanjutkan ke akhir baris kedua untuk menyelesaikan jumlah di kolom Debit untuk menyeimbangkan Journal Entry.
NB
Entri akan dicatat dalam amount customer dan control account yang ditetapkan untuk customer dalam Business Partner Master Data.
18. [Top Total Row]
Menampilkan total amount yang tercantum dalam satu kolom
19. [Bottom Total Row]
Menampilkan persentase piutang terbuka untuk setiap interval waktu
20. Go to Page
Masukkan nomor halaman dan tekan Tab untuk menampilkan data di halaman ini.
NB
- Nomor input harus berupa angka antara 1 dan nomor halaman maksimum.
- Field ini tersedia saat memilih mencentang checkbox Display in Pages di jendela Selection Criteria.
21. Display <Number> Row
Dari ddropdown list, pilih sejumlah baris yang ingin ditampilkan dalam tabel sebagai satu halaman.
NB
Nomor yang dipilih menentukan nomor baris yang diperlihatkan dalam empat tombol berikut:
- First <Number> Row – Pilih tombol ini untuk menampilkan data di halaman pertama tabel. Tombol ini dinonaktifkan jika tampilan saat ini adalah halaman pertama.
- Previous <Number> Row – Pilih tombol ini untuk menampilkan data di halaman tabel sebelumnya. Tombol ini dinonaktifkan jika tampilan saat ini adalah halaman pertama.
- Next <Number> Row – Pilih tombol ini untuk menampilkan data di halaman tabel berikutnya. Tombol ini dinonaktifkan jika tampilan saat ini adalah halaman terakhir.
- Last <Number> Row – Pilih tombol ini untuk menampilkan data di halaman terakhir tabel. Tombol ini dinonaktifkan jika tampilan saat ini adalah halaman terakhir.
NB
Dropdown list ini tersedia saat Anda mencentang checkbox Display in Pages di Selection Criteria.
22. View
Memilih tampilan yang sesuai untuk menampilkan data:
- Summary – Pilih opsi Summary untuk menampilkan setiap data item yang dikonsolidasikan dalam satu baris dalam tabel termasuk informasi dasar. Perhatikan bahwa opsi ini dipilih secara default.
- Detailed – Pilih opsi Detailed untuk menampilkan data transaksional terperinci untuk setiap item.
NB
Dropdown list ini tersedia saat mencentang checkbox Display in Pages di Selection Criteria.