Proses Approval

Di beberapa perusahaan, persetujuan dari manajer atau anggota senior diperlukan untuk dokumen tertentu, misalnya, untuk pesanan pembelian lebih dari Rp80.000.000,00 atau untuk yang dikeluarkan oleh karyawan junior. Dengan SAP Business One, Anda dapat mengatur proses approval untuk berbagai dokumen, dalam berbagai kondisi, dan untuk berbagai jenis karyawan.


Selama proses approval, pesan secara otomatis dikirim ke originator proses approval (pengguna yang mencoba membuat atau memperbarui dokumen) dan approver untuk memberikan pembaruan tepat waktu tentang status permintaan persetujuan. Approver menyetujui atau menolak permintaan setelah meninjau dokumen. Proses approval dilanjutkan dengan pembuatan atau pembaruan dokumen sesuai dengan hasil proses approval.


Proses


1.    Di General Setting > tab BP, aktifkan proses approval dengan memilih Enable Approval Process.

Jika  ingin mengaktifkan proses approval di DI API (dokumen yang digenerate melalui addon), pastikan juga untuk memilih Enable Approval Process in DI.

2.    Buat Approval Stage.

3.    Buat Approval Template.

Pastikan untuk menandai templat sebagai aktif dan/atau aktif saat memperbarui dokumen, sebagaimana mestinya.

4.    Jika ingin mengaktifkan originator untuk memperbarui draf dokumen yang sedang menunggu persetujuan atau telah disetujui oleh approver, buka General Setting > tab BP dan pilih Enable Originator to Update the Document Draft in Pending/Approved Status.

Jika ingin mengaktifkan otorisasi untuk memperbarui draf dokumen sedang menunggu persetujuan, buka General Setting > tab BP dan pilih Enable Authorizer to Update the Document Draft in Pending Status.


    Perhatikan hal berikut 

Jika Anda memilih Enable Authorizer to Update the Document Draft in Pending Status :

-    Pending mengacu pada status keputusan approver, bukan status draf dokumen.

-    Jika approval template memiliki beberapa tahap dan salah satunya memerlukan lebih dari satu approver, ketika jumlah approver yang diperlukan pada tahap khusus ini memberikan persetujuan mereka, tahap selanjutnya dimulai. Sebelum approver pada tahap berikutnya menetapkan keputusan untuk Approved, approver berikut masih dapat memperbarui draf dokumen:

    +    Sisa approver dari tahap sebelumnya yang keputusannya masih Pending

    +    Setiap approver dengan persetujuan dari tahap sebelumnya yang mengubah keputusan mereka menjadi Pending

     Jika approver dari tahap sebelumnya ingin memperbarui draf yang tertunda, approver dari tahap selanjutnya perlu mengubah keputusan mereka dari Approved menjadi Pending.

-    Ketika approval process dimulai untuk menghasilkan dokumen baru, UI draf dokumen ditampilkan dalam mode Add, di mana Anda dapat membuat perubahan padanya dan memilih tombol Add untuk menyimpan perubahan.

     Ketika approval process dimulai untuk memperbarui dokumen yang ada, UI draf dokumen ditampilkan dalam mode Update, di mana Anda dapat membuat perubahan padanya dan memilih tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.


Membuat Approval Stage

Pembuatan approval stage untuk menentukan user mana yang dapat menangani permintaan approval dan berapa banyak approver yang diperlukan untuk menyetujui atau menolak permintaan. Anda bisa menetapkan approval stage ke satu atau beberapa approval template.


Misalnya, Anda dapat menentukan approval stage per departemen, per tingkat otorisasi, atau per kategori produk.


Sebagai authorizer dapat mengubah approval stage, misalnya, dengan menambahkan pengotorisasi tambahan.


-Prosedur


1.    Dari Menu Utama SAP Business One, pilih Administration >  Approval Process > Approval Stage.

2.    Di Approval Stages - Setup, tentukan nama dan, secara opsional, deskripsi untuk stage tersebut.

3.    Di No. of Approvals Required, tentukan jumlah persetujuan yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap persetujuan ini.

4.    Di No. of Rejections Required, tentukan jumlah penolakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap persetujuan ini.

5.    Tentukan approver -  user dengan hak istimewa persetujuan.

       Sangat berguna untuk memiliki lebih dari satu approver untuk setiap tahap. Jika approver utama sedang cuti atau keluar dari kantor, approver lainnya dapat menangani permintaan persetujuan.

6.    Untuk menyimpan data, pilih tombol Add.


Membuat Approval Template

Pembuatan approval template untuk menentukan proses persetujuan. Template ini mencakup informasi seperti user dan dokumen yang menerapkan proses approval, tahap persetujuan mana yang harus dilalui, dan kondisi khusus apa pun.


Misalnya, proses approval dapat didefinisikan dengan istilah yang berbeda untuk originator yang berbeda. Proses approval dipicu jika faktur A/R melebihi credit limit customer, sementara proses approval lainnya dipicu jika faktur A/R mencapai jumlah laba kotor tertentu.


Sebagai authorizer dapat mengubah approval template, tetapi stage dari approval template tidak dapat dihapus/diubah setelah dokumen dibuat menggunakan approval template tersebut. Contohnya mengubah dokumen mana yang diterapkan approval template.


- Prosedur

1.    Dari Menu Utama SAP Business One, pilih Adminitration > Approval Process > Approval Templates.

2.    Di Approval Templates - Setup, masukkan nama unik dan, secara opsional, deskripsi untuk templat persetujuan.

3.    Centang checkbox Active. Jika ingin proses approval dipicu untuk memperbarui dokumen yang tidak dihasilkan setelah persetujuan, dan tipe dokumen mengharuskan pada persetujuan, centang juga checkbox Active when Updating Documents Not Generated by Approval Process.

       Rekomendasi

       Anda dapat menonaktifkan approvall template saat tidak lagi diperlukan atau valid. Kami menyarankan untuk menyelesaikan proses approval yang masih open (jika ada) sebelum menonaktifkan checkbox. Setelah pengaturan dinonaktifkan, proses approval tidak akan diterapkan ke proses terbuka yang ada.

4.    Pada tab Originator, tentukan originator (user) yang memerlukan persetujuan untuk membuat atau memperbarui dokumen yang relevan.

5.    Pada tab Documents, pilih dokumen yang akan diproses menggunakan proses persetujuan ini.

6.    Pada tab Stages, pilih satu atau beberapa approval stages.

       Jika approval templates memiliki lebih dari satu stage dengan approver yang berbeda, semua approver memiliki tingkat otorisasi yang sama. Urutan tahapan yang tercantum dalam approval template tidak berarti bahwa keputusan satu approver memiliki prioritas di atas yang lain.

       Misalnya, proses approval memerlukan dokumen yang relevan untuk disetujui oleh departemen keuangan (tahap A) dan departemen manajemen inventaris (tahap B).

7.    Pada tab Terms, lakukan salah satu hal berikut ini:

       -    Untuk selalu memicu proses approval, pilih tombol Always.

       -    Untuk menentukan kondisi tertentu untuk memicu proses approval, pilih tombol When the Following Applies dan tentukan kondisinya.

             Kondisi ini dapat berupa perbandingan dengan variabel yang telah ditentukan (misalnya, total dokumen) atau query user. Perhatikan bahwa proses approval dipicu ketika salah satu kondisi terpenuhi.

             Untuk informasi selengkapnya, lihat Approval Template - Setup Window.

8.    Untuk menyimpan templat, pilih tombol Add.


Generating dan Updating Documents based on Approval

Proses approval dipicu sesuai dengan approval template-nya, yang menentukan bagaimana proses approval dapat dipicu dan kapan proses berakhir.


Proses approval juga berlaku saat membuat dokumen secara batch menggunakan document generation wizard. Satu permintaan persetujuan dikirim untuk setiap dokumen yang membutuhkan persetujuan; Dengan kata lain, setiap dokumen mengikuti proses approval-nya sendiri.


Prasyarat

Untuk memicu proses approval saat membuat atau updating dokumen, kondisi berikut harus dipenuhi:

-    Approval template yang sesuai aktif.

     Catatan

Dimungkinkan untuk memperbarui daftar field berikut tanpa memicu proses approval, bahkan jika term proses approval (pada tab Terms di Template Persetujuan Proses Persetujuan Administration > Approval Process > Approval Templates - Setup) diatur ke Always.

+    Document remarks

+    Journal entry remarks

+    Opening and Closing remarks (pada menu klik kanan)

+    Attachments

+    Referenced documents


-    Dokumen sesuai dengan definisi approval template. Misalnya, tipe dokumen adalah target atau salah satu target dari approval template.


-    Proses approval yang sesuai aktif.

      Contoh

      Jika Anda bermaksud updating draf dokumen, Anda harus mengaktifkan updating draf dokumen dalam status pending/approved. 


-    [Untuk updating dokumen yang ada] Generating dan updating dokumen tidak pernah didasarkan pada approval - dokumen semacam itu tidak memiliki flag Approved di header dokumen.

      Contoh

      Adam adalah seorang manajer dan tidak memerlukan persetujuan untuk menghasilkan atau memperbarui pesanan penjualan. Emily adalah karyawan junior dan membutuhkan persetujuan untuk menghasilkan atau memperbarui pesanan penjualan. Ketika Emily mencoba memperbarui pesanan penjualan yang dihasilkan oleh Adam, proses approval dipicu.


Prosedur

Grafik berikut mengilustrasikan generating dan updating dokumen di bawah pembatasan proses approval:



Approver dapat mengakses permintaan persetujuan melalui :

1.    Kotak masuk pesan dan pemberitahuan di  Messages/Alerts Overview

2.    Approval Status Report

3.    Approval Decision Report


Hasil


-    Sebelum Proses Approval Berakhir


Ketika dokumen menunggu generate atau update, originator, serta approver (jika diaktifkan), dapat membuat pembaruan baru untuk draf dokumen. Ini termasuk memperbarui baris yang ada, menghapus garis, menambahkan garis dan menutup garis.


Setelah update, berdasarkan persyaratan approval template yang berbeda, permintaan persetujuan tetap berlaku atau permintaan persetujuan baru dimulai secara otomatis oleh sistem untuk menggantikan permintaan sebelumnya.


    Catatan    

    Jika permintaan persetujuan dikirim untuk update pada dokumen yang ada, operasi berikut tidak akan mungkin dilakukan sampai proses persetujuan berakhir atau dibatalkan:

1.    Memperbarui dokumen

2.    Menutup dokumen

3.    Membatalkan dokumen

4.    Membuat dokumen baru berdasarkan dokumen

       Misalnya, Anda tidak dapat menyalin Sales Order ke A/R Invoice, membuat Inventory Transfer Request atau transfer barang (Inventory Transfer) berdasarkan Sales Order, atau membuat daftar pilihan berdasarkan pesanan penjualan.


    Jika ada update yang diperlukan, lakukan ke draf yang masih menunggu persetujuan.


-    Ketika Proses Approval Berakhir


Beberapa tindakan user dapat mengakhiri proses approval. Setelah akhir proses approval, draf dokumen memiliki hasil yang berbeda.

TujuanTindakan User yang Mengakhiri Proses ApprovalApa yang Terjadi pada Draf Dokumen
Membuat Dokumen BaruSimpan draf sebagai dokumen biasa, yaitu menghasilkan dokumen
Draf dokumen masih tersedia di Document Draft Report, tetapi tidak memiliki koneksi apa pun ke dokumen. Anda dapat membuat dokumen baru berdasarkan draf.
Update Dokumen yang sudah adaMengirimkan pembaruan dari draf ke dokumen asli, yaitu memperbarui dokumen
Membatalkan proses approval untuk update pada dokumen yang sudah ada

Anda tidak bisa lagi mengubah draf dokumen.


Sebaiknya hapus draf ini secara manual di Document Draft Report  untuk menghindari kemungkinan kebingungan di masa mendatang.



Dokumen yang memicu proses approval - updating


Meskipun Anda dapat mengatur proses approval untuk hampir semua jenis dokumen, proses approval - updating dipicu untuk lebih sedikit jenis dokumen. Secara umum, dokumen-dokumen ini tidak memicu pembuatan journal entry dan memungkinkan untuk memperbarui data baris (detail):

1.    Sales Quotation

2.    Sales Order

3.    Purchase Request

4.    Purchase Quotation

5.    Purchase Order

6.    Inventory Transfer Request

7.    Inventory Counting


Jika perusahaan  mengelola inventaris secara non-perpetual, dokumen-dokumen berikut (di mana harga dapat diperbarui setelah dokumen dibuat) juga termasuk dalam kategori ini:

1.    Delivery

2.    Goods Receipt PO

3.    Return

4.    Goods Return