Handling Approval Requests
Sebagai approver untuk proses approval, akan menerima pesan saat proses approval dipicu. kemudian dapat meninjau dokumen yang dikirimkan untuk ditinjau dan menyetujui atau menolak permintaan.
Penanganan permintaan persetujuan dapat dilakukan secara satu per satu atau secara batch, sebagai berikut:
1. Satu per satu: Di Request for Approval saat meninjau pesan
2. Menurut batch: Di Approval Decision Report saat membuat laporan dokumen yang memerlukan persetujuan
Prosedur
1. Handling Approval Requests One by One
Saat meninjau pesan di kotak masuk pesan, Anda dapat menangani permintaan persetujuan dari pesan terkait, sebagai berikut:
- Untuk membuka kotak masuk pesan, di bar menu, pilih Window > Messages/Alerts Overview.
Tab Inbox ditampilkan secara default.
- Pilih pesan yang meminta persetujuan untuk pembuatan atau pembaruan dokumen, dan di panel Request for Approval Document klik Golden Arrow (
).
- Di Request for Generation Approval or Request for Update Approval, tinjau permintaan dan buat keputusan.
Secara opsional, Anda dapat memasukkan beberapa komentar untuk originator proses approval. Ini sangat berguna dan penting jika Anda tidak menyetujui permintaan tersebut.
- Untuk menyimpan keputusan dan komentar, pilih tombol Update.
2. Handling Approval Requests by Batch
- Pilih Administration > Approval Process > Approval Decision Report.
- Di Approval Decision Report - Selection Criteria, pilih kriteria yang diperlukan dan pilih tombol OK.
- Di Approval Decision Report , tinjau permintaan dan buat keputusan.
Catatan
Untuk menyetujui atau menolak beberapa dokumen yang tertunda secara bersamaan, pilih baris yang relevan dan pilih Global Update. Di Global Update, Anda dapat menyetujui atau menolak semua dokumen yang dipilih dan menyertakan komentar. Komentar disalin ke semua dokumen dalam hasil laporan.
- Untuk menyimpan keputusan dan komentar, pilih tombol Update.
Hasil
Jika persetujuan atau penolakan Anda mengakhiri proses approval (ditentukan oleh approval stages), pesan internal dikirim ke originator proses approval. Selain itu, sebagai approver, Anda dapat menyimpan draf sebagai dokumen biasa atau mengirimkan pembaruan ke dalam dokumen asli.