Payment Wizard memungkinkan kita membuat Outgoing dan Incoming Payment dalam batch sesuai dengan transaksi A/R dan A/P open yang dipilih serta Payment Method yang dipilih.


Saat membuat Outgoing dan Incoming Payment menggunakan Payment Wizard, Kita dapat membayar sebagian transaksi tertentu, seperti saat membuatnya secara manual.


Payment Wizard mencakup transaksi A/P dan A/R yang sebagian dibayar, dikreditkan, atau direkonsiliasi, serta pembayaran yang tidak direkonsiliasi / dialokasikan On Account.


Untuk menggunakan Payment Wizard, pastikan telah menyiapkan hal berikut:


1.    House Bank Accounts


2.    Banks


3.    Payment Methods


4.    Payment Methods pada Business Partner Master Data: Payment Run Tab

Proses

1.    Dari Menu Utama SAP Business One, pilih Banking > Payment Wizard.

       Jendela pertama merupakan pengenalan singkat ke Payment Wizard. Pilih Next untuk memulai panduan pembayaran.


2.     Step 1 - Payment Run Selection 


Start New Payment Run : untuk membuat proses pembayaran baru

Load Saved Payment Run : untuk melihat selection criteria/laporan rekomendasi dari proses pembayaran yang belum dijalankan

   

Go to Final Step

Fungsi ini tersedia saat Anda memilih Load Saved Payment Run atau View Executed Payment Run. Pilih langsung Go to Final Step.

  • Untuk proses pembayaran yang statusnya Saved, langkah terakhir adalah General Parameters.
  • Untuk proses pembayaran yang statusnya Recommended, dan untuk Payment Order Run, langkah terakhir adalah Recommendation Report.
  • Untuk proses pembayaran yang statusnya Executed, langkah terakhir adalah Payment Run Summary and Printing.


3.     Step 2 - General Parameters 


Payment Run Name

   Nama untuk Payment Run. Nama default adalah kode unik yang secara otomatis ditentukan oleh SAP Business One, seperti di atas.


Payment Run Date

    Tanggal Payment Run. Tanggal ini menjadi tanggal posting pembayaran Incoming/Outgoing yang akan dibuat oleh Payment Run. Tanggal default adalah tanggal saat ini.


Next Payment Run Date

    Tanggal Payment Run berikutnya. Ini digunakan sebagai kriteria penyaringan untuk transaksi yang harus dibayar.


Payment Type

    Jenis pembayaran yang akan dibuat oleh Payment Run.

    Pilih Outgoing untuk menampilkan semua transaksi A/P open yang cocok dengan kriteria pilihan kita yang lain.

    Pilih Incoming untuk menampilkan semua transaksi A/R open yang cocok dengan kriteria pilihan kita yang lain.


Payment Means

   Cara pembayaran yang akan digunakan dalam Payment Run.    

   Untuk Payment Type Outgoing, kita dapat memilih Payment Means Check atau Bank Transfer.

   Untuk Payment Type Incoming, hanya Payment Means Bank Transfer yang tersedia.

   

Document Numbering Series

    Seri penomoran yang akan digunakan dalam pembayaran Incoming/Outgoing. Setelah kita menjalankan Payment Run, nilai default adalah seri penomoran dokumen yang kita gunakan untuk Payment Run terakhir yang dijalankan.


BP Reference Number

    Centang checkbox untuk menampilkan kolom Cust./Vendor Ref. No. alih-alih kolom Document No. dalam dokumen payment yang dihasilkan.


4.     Step 3 - Business Partner - Selection Criteria

Code From... To...

   Menentukan rentang mitra bisnis yang ingin kita sertakan dalam Payment Run.


Expanded Selection Criteria

   Centang checkbox untuk menentukan hingga 5 kriteria pilihan tambahan dari dropdown list.


Customer/Vendor Group

   Dari dropdown list, pilih Customer/Vendor Group yang ingin disertakan dalam Payment Run. Dropdown list yang muncul menyesuaikan apa yang kita pilih pada checkbox Incoming/Outgoing di Payment Wizard: Step 2 - General Parameters.

   

Properties

    Pilih untuk membuka jendela Properties, di mana kita dapat memilih Business Partner Properties sebagai kriteria pilihan.

 

Add To List

    Pilih untuk menambahkan Business Partner yang memenuhi kriteria pemilihan yang telah ditentukan ke tabel yang sudah ada.    


Remove From List

    Pilih untuk menghapus Business Partner yang memenuhi kriteria pemilihan yang telah kita tentukan dari tabel yang ada.


5.     Step 4 - Document Parameters

Selection Priority

    Dari dropdown list, pilih field dimana transaksi akan diurutkan dalam Payment Run.


A/P - A/R Transaction

    Bagian ini hanya muncul ketika kita memilih checkbox Outgoing atau Incoming di Step 2 - General Parameters.

Note : 

Tolerance Days - jumlah hari untuk menyesuaikan rentang due date transaksi A / P atau Journal Entry manual. Jika tolerance days ditentukan, due date to date for the payment run akan dihitung sebagai berikut: <due date to date asli> dikurangi <tolerance days>.


Include Manual Journal Entries

    Untuk menyertakan Journal Entry manual. Secara default, ini sudah dicentang.


Include Negative Transactions Within Cumulative Positive BP Balances

    Untuk menyertakan transaksi negatif untuk Business Partner yang memiliki saldo positif keseluruhan (yaitu, vendor dengan saldo kredit atau customer dengan saldo debit). Secara default, ini sudah dicentang.


 6.     Step 5 - Payment Method - Selection Criteria


    Langkah ini mencantumkan semua metode pembayaran yang sesuai dengan kriteria pilihan Anda. Metode pembayaran dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan G/L Account yang ditautkan ke House Bank Account mereka, dan kemudian berdasarkan jenis pembayaran mereka.


Include G/L Interim Acct Balance

    Untuk mempertimbangkan saldo G/L Interim Acct Balance saat menghitung saldo G/L yang diharapkan.


 7.     Step 6 - Recommendation Report


Transaksi dikelompokkan dalam urutan sebagai berikut:

1.    By business partners

2.    By payment methods

3.    By the grouping options you defined in the payment methods


Note : Bank File Format Type

    Menampilkan jenis format file bank. Ada dua jenis format: format DLL, dan format EFM – BPP. Jika kita belum menginstal Payment Engine add-on, hanya format EFM file bank yang dapat dibuat dengan Payment Wizard. Secara default adalah format DLL.


8.     Step 7 - Save Options


Save Selection Criteria Only

   Untuk menyimpan kriteria pemilihan tanpa recommendation report. Setelah memilih Next dan menutup pesan sistem, pilih Finish untuk mengakhiri sesi payment wizard.

    Ini tidak memesan transaksi open yang dipilih untuk payment run ini. Kita masih dapat menghapus transaksi baik menggunakan dokumen incoming/outgoing payment atau menggunakan payment run baru. Saat memuat payment run yang disimpan, itu tidak menampilkan transaksi yang sudah dihapus.


Save Recommendations

   Untuk menyimpan kriteria pemilihan dan recommendation report . Setelah memilih Next, Step 8 - Payment Run Summary and Printing - Simulation muncul, di mana kita dapat melihat dan mencetak berbagai Laporan Payment Wizard yang disimulasikan.

    Ini mencadangkan transaksi open yang dipilih untuk pembayaran ini hanya berjalan, yang berarti bahwa transaksi open yang disimpan oleh opsi ini tidak dapat dihapus menggunakan dokumen incoming/outgoing payment atau payment run  baru.

Note : Untuk menghapus proses pembayaran yang direkomendasikan, di Step 1 - Payment Run Selection, pilih payment run, klik kanan dan pilih Cancel.


Execute Payment Order Run

    Untuk membuat payment order. Setelah memilih Next dan menutup pesan sistem, Step 8 - Payment Run Summary and Printing - Simulation muncul, di mana kita dapat melihat dan mencetak berbagai Laporan Payment Wizard yang disimulasikan.

    Opsi ini memungkinkan kita menghasilkan electronic outbound bank files tanpa membuat dokumen pembayaran. Ini mencadangkan transaksi open yang dipilih hanya untuk payment order run ini. Kita tidak dapat menyertakan transaksi open dalam payment order atau payment run lainnya. Kita akan diperingatkan ketika kita menghapus transaksi open menggunakan dokumen  incoming/outgoing payment  dan ketika kita secara internal merekonsiliasi transaksi open. Kita dapat menghapus transaksi terbuka melalui fungsi BSP.

Note : Sebelum membuat electronic outbound bank files, kita perlu menginstal dan memulai Payment Engine add-on. File bank sama dengan yang dihasilkan untuk payment run kecuali untuk situasi berikut: ketika file bank menyertakan nomor dokumen pembayaran, karena dokumen pembayaran belum dibuat di SAP Business One, nomor dokumen pembayaran akan diganti dengan nomor payment order.

Untuk menghapus payment order run, di Step 6 - Recommendation Report, klik kanan pada baris payment order satu per satu, dan pilih Remove, hingga semua kotak centang tidak dipilih di kolom pilihan. Atau, di Step 1 - Payment Run Selection, pilih payment order run, klik kanan dan pilih Cancel.


Execute Payment Run

    Untuk menghasilkan pembayaran dan dokumen pembayaran. Setelah memilih Next dan menutup pesan sistem, Step 8 - Payment Run Summary and Printing - Simulation muncul, di mana kita dapat melihat dan mencetak berbagai Laporan Wizard Pembayaran.


9.     Step 8 - Payment Run Summary and Printing - Simulation 


Note : 

Bank File

    Kita dapat membuat file bank di akhir payment run. Jika kita telah menjalankan payment wizard, tombol File Bank dinonaktifkan. Untuk mengaktifkannya, pertama-tama pilih tombol Recreate File di Step 8 untuk memperbarui tabel OPEX dan Payment Wizard. Untuk menggunakan Payment Engine tanpa Payment add-on, kita memerlukan otorisasi penuh untuk jendela tersebut.


Berikut hasil Outgoing Payment dari Payment Wizard di atas