Data yang diinput maupun yang diupdate ke atau di SAP tidak hanya satu sampai puluhan data atau transaksi, tetapi sampai ratusan hingga ribuan. Oleh karena itu, SAP memberikan kemudahan user untuk melakukan hal di atas secara massal melalui Data Transfer Warehouse melalui aplikasi pihak ketiga atau melalui feature Import di SAP.
Dalam kesempatan ini, kita akan menjelaskan bagaimana menggunakan feature Import di SAP khususnya Import from Excel. Berikut langkah yang perlu dilakukan :
1. Feature Import from Excel dapat diakses melalui cara pilih menu Modules > Administration > Data Import/Export > Import from Excel atau dengan cara ketik import di Look Up Menus.
2. Kemudian akan pop up jendela Import from Excel sebagai berikut
3. Pada field Data Type to Import, terdapat beberapa pilihan yang merupakan sasaran (tabel SAP), data yang kita import akan kemana tercatat di SAP, sebagai berikut
Pilih tipe data yang ingin diimport, misal kita pilih Items, kemudian pada Map the File Columns to the Object Fields tentukan yang harus ada (mandatory) pertama adalah primary key dari tipe data yang kita pilih. Untuk tipe data Business Partner adalah BP Code object fields ini bisa ditampilkan dengan centang checkbox Display Database Field Name), selanjutkan tambahkan field lain yang ingin di-import atau di-update, misal Federal Tax ID.
Kemudian pilih data yang ingin di-import pada File to Import dengan klik 3 titik pada kotak biru. Berikut cara mempersiapkan data:
a. Pertama input data melalui Ms. Excel sebagai berikut tanpa menambahkan header.
b. Kemudian Save As dengan save as type Text (Tab delimited).
Berikut tampilan dari Text (Tab delimited), jika terdapat tambahan karakter seperti " yang tidak kita input-kan ke excel sebaiknya (harus) dihapus:
4. Selanjutkan kita upload data di atas ke dalam SAP HANA Cloud, klik tanda arah ke bawah di bagian tengah atas di layar SAP HANA Cloud, nanti akan muncul pilihan icon berikut
Kemudian pilih dan klik icon awan dengan anak panah dua arah, lalu akan muncul pop up jendela FIle Transfer,
kemudian Click or drop files to upload dan pilih file yang diupload ke dalam SAP HANA Cloud sebagai berikut:
Tunggu sampai di kolom Action bernilai OK.
5. Kembali ke jendela Import from Excel, kemudian klik 3 titik pada kotak biru pada File to Import.
dan klik Open.
Catatan:
Pada Mapping, kita dapat memilih template yang sebelumnya sudah kita buat dan simpan dengan memilih Save as Template jika ingin menggunakan template yang sama di kemudian hari tanpa harus memilih lagi di Map the File Columns to the Object Fields. Sedangkan Clear Mapping untuk mereset pilihan kita di Map the File Columns to the Object Fields.
Pada Import Method, terdapat pilihan yang disesuaikan dengan kebutuhan kita :
a. Add New Records and Update Existing Records
b. Add New Records Without Updating Existing Records
c. Update Existing Records Without Adding New Records
Setelah itu, klik import dan tunggu sampai di bar bawah kiri menunjukkan notifikasi sebagai berikut.
