Tujuan

A/P Invoice digunakan untuk mencatat tagihan dari vendor sebagai dasar pencatatan hutang perusahaan.

Langkah–Langkah

1️⃣ Masuk Menu A/P Invoice

Masuk ke menu:

Purchasing – A/P > A/P Invoice


Klik Add untuk membuat invoice baru.

2️⃣ Isi Data di Tab General

Isi field wajib berikut:

Field

Keterangan

Vendor

Pilih nama vendor

Due Date

Tanggal jatuh tempo invoice

Posting Date

Tanggal pencatatan

Document Date

Tanggal invoice vendor


3️⃣ Copy dari Dokumen Pembelian (Jika Ada)

Jika invoice berasal dari PO atau GRPO:

Klik tombol Copy From → pilih:

  • Purchase Order, atau

  • Goods Receipt PO

Pilih dokumen → klik Copy

Data barang & harga otomatis terisi.

4️⃣ Tab Contents

Pilih tipe dokumen:

Pilihan

Kapan Digunakan

Item

Jika invoice berisi barang

Service

Jika invoice berisi jasa

Isi:

  • Item Code / Service Name

  • Quantity

  • Price

Nilai Total Payment Due otomatis terhitung.

5️⃣ Tab Logistics

Digunakan untuk:

  • Alamat kirim (Ship To)

  • Alamat bayar (Pay To)

  • Catatan pengiriman

Bisa pakai alamat default atau input alamat baru.



6️⃣ Tab Accounting

Isi:

  • Payment Terms (TOP)

  • Payment Method (Transfer / Giro / dll)

  • Account (jika diperlukan)

7️⃣ Tab Attachments

Upload:

  • Scan faktur

  • Surat jalan

  • Dokumen pendukung

Klik Upload → pilih file.

8️⃣ Tab User-Defined Fields (UDF)

Isi field tambahan sesuai kebutuhan perusahaan (misal: No Faktur Pajak, Project, dll).

9️⃣ Simpan Dokumen

Klik salah satu:

  • Add & View → Simpan dan lihat dokumen

  • Add & New → Simpan lalu buat baru

  • Add & Back → Simpan lalu kembali

Catatan Penting

Kondisi

Keterangan

Vendor belum ada

Bisa klik icon ➕ di field Vendor untuk membuat vendor baru

Item belum ada

Bisa buat item baru langsung dari form invoice

Invoice dari banyak dokumen

SAP akan otomatis pakai data header default dari master vendor