1. Tujuan
Panduan ini menjelaskan cara pengisian template Import Item Master pada RUBY POS agar data item dapat disiapkan dengan benar sebelum proses import ke sistem.
2. Persiapan Import
Sebelum melakukan import, pastikan:
Template Excel Import Item Master sudah tersedia. (terlampir dipaling bawah)
Data item yang akan diimport sudah disiapkan.
Master Category, UOM, Store, Vendor, Tax, dan Bin Location yang digunakan sudah terdaftar di sistem.
Format dan urutan kolom pada template tidak diubah.
3. Struktur Template Import
Template Import Item Master terdiri dari enam bagian:
| Sheet | Keterangan |
|---|---|
| Item Master | Informasi utama item |
| Item Barcode | Barcode dan satuan item |
| Item by Store | Pengaturan item berdasarkan toko |
| Item Remarks | Catatan tambahan item |
| Prefered Vendor | Pengaturan vendor utama item |
| Item Bin Location | Pengaturan lokasi penyimpanan item |
4. Panduan Pengisian Item Master
Sheet Item Master digunakan untuk mengisi informasi utama barang.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode unik item, maksimal 30 karakter |
| itemname | Nama item, maksimal 200 karakter |
| invitem | Status inventory item (Y/N) |
| category | Kode kategori item |
| uomcode | Kode satuan item |
| includetax | Penanda harga termasuk pajak (Y/N) |
| remarks | Keterangan tambahan |
| statusactive | Status aktif item (Y/N) |
| openprice | Mengizinkan input harga manual (Y/N) |
| property1–property10 | Atribut tambahan item |
| shortname | Nama pendek item, maksimal 20 karakter |
| scaleactive | Penanda item yang menggunakan timbangan (Y/N) |
Catatan: Field wajib mengikuti ketentuan template, sedangkan remarks, property1–property10, dan shortname dapat dikosongkan sesuai kebutuhan.
5. Panduan Pengisian Item Barcode
Sheet Item Barcode digunakan untuk mendaftarkan barcode item.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode item sesuai Item Master |
| barcode | Nomor barcode item |
| statusactive | Status aktif barcode (Y/N) |
| quantity | Jumlah item dalam satuan barcode |
| uomcode | Kode satuan barcode |
| default | Penanda barcode utama (Y/N) |
Catatan:
Nomor barcode harus menggunakan format Text.
Quantity harus lebih besar dari 0.
Disarankan hanya satu barcode default untuk setiap kombinasi item dan UOM.
Pastikan UOM sudah sesuai dengan master satuan.
6. Panduan Pengisian Item by Store
Sheet ini digunakan untuk menentukan item yang tersedia pada masing-masing toko.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode item |
| storecode | Kode toko |
| statusactive | Status aktif item pada toko |
| sales_vat | Kode pajak penjualan |
| pur_vat | Kode pajak pembelian |
Pastikan kode toko dan kode pajak sudah terdaftar pada RUBY POS.
7. Panduan Pengisian Item Remarks
Sheet Item Remarks digunakan untuk menambahkan catatan detail pada item.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode item |
| remarks | Catatan tambahan item |
Contoh remarks: Simpan di tempat kering.
8. Panduan Pengisian Prefered Vendor
Sheet ini digunakan untuk menentukan vendor pemasok item.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode item |
| storecode | Kode toko |
| vendorcode | Kode vendor |
| default | Penanda vendor utama (Y/N) |
Disarankan hanya terdapat satu vendor default untuk setiap kombinasi item dan toko.
9. Panduan Pengisian Item Bin Location
Sheet ini digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan item.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| itemcode | Kode item |
| storecode | Kode toko |
| bincode | Kode lokasi penyimpanan |
| statusactive | Status aktif lokasi (Y/N) |
| default | Penanda lokasi utama (Y/N) |
Pastikan Bin Location sudah terdaftar sesuai toko yang digunakan.
10. Validasi Sebelum Import
Sebelum file diproses, lakukan pengecekan berikut:
Pastikan seluruh field wajib telah terisi.
Pastikan kode item tidak duplikat pada Item Master.
Pastikan kode item pada sheet pendukung sesuai dengan Item Master.
Pastikan kode referensi Category, UOM, Store, Vendor, Bin, dan Tax sudah terdaftar.
Gunakan nilai Y atau N untuk seluruh field status.
Pastikan barcode tidak kehilangan angka nol di depan.
Pastikan tidak terdapat formula atau error Excel.
Pastikan tidak terdapat spasi tambahan pada kode item.
Pastikan nilai quantity dan konversi UOM sudah benar.
11. Urutan Import yang Disarankan
Proses import dilakukan dengan urutan berikut:
Item Master
Item Barcode
Item by Store
Item Remarks
Prefered Vendor
Item Bin Location
Urutan tersebut merupakan rekomendasi berdasarkan hubungan data antar-sheet. Mekanisme import aktual tetap mengikuti fitur dan konfigurasi RUBY POS.
12. Troubleshooting
| Kendala | Pengecekan / Solusi |
|---|---|
| Item tidak berhasil diimport | Periksa field wajib dan kode item |
| Item code duplicate | Periksa duplikasi pada Item Master |
| Barcode tidak terbaca | Periksa format barcode dan status aktif |
| Category tidak ditemukan | Pastikan kategori terdaftar |
| UOM tidak valid | Periksa kode UOM pada master |
| Item tidak tersedia pada toko | Periksa Item by Store dan statusactive |
| Vendor tidak ditemukan | Periksa vendorcode pada master |
| Bin Location tidak valid | Pastikan bincode sesuai storecode |
13. Kesimpulan
Pengisian template Import Item Master harus mengikuti struktur kolom yang telah ditentukan agar data konsisten dan mengurangi risiko kegagalan import.
Setelah file selesai disiapkan, lakukan validasi data dan verifikasi hasil import pada RUBY POS untuk memastikan item telah terbentuk dengan benar.