KNOWLEDGE BASE · RUBY POS · KB - P OS- 03
Item, Harga, atau Customer Belum Muncul di Kasir
Penyebab dan langkah penanganan saat data yang sudah disetting di BOS Retail belum tampil di Ruby POS.
Produk | Ruby POS (Windows) |
Ditujukan untuk | Kasir, Head Kasir, dan Tim Master Data (admin BOS Retail) |
Dampak | Sedang – item tidak bisa dijual atau harga di kasir tidak sesuai |
Tanggal dokumen | 23 Oktober 2026 |
1. Ringkasan
Data yang dibuat atau diubah di BOS Retail tidak langsung muncul di kasir. Ruby POS mengambil data baru dari BOS secara berkala, sekitar setiap 5 menit. Sebuah item juga hanya tampil di kasir jika semua setting-nya di BOS lengkap dan aktif.
Sebagian besar kasus selesai dengan menjalankan Sync Data di kasir atau dengan melengkapi setting item di BOS Retail sesuai checklist di bagian 3.
2. Masalah yang Terjadi
Ciri-ciri masalah ini:
- Saat barcode atau kode item di-scan, muncul pesan “Item not found”, padahal item sudah dibuat di BOS Retail.
- Harga di kasir masih harga lama walaupun harga sudah diubah di BOS Retail.
- Customer atau member baru belum bisa dipilih di kasir.
- Item bisa ditemukan lewat Item Search (F9), tetapi tidak muncul saat kodenya di-scan atau diketik.
Gambar 1. Halaman Sales – kolom Item Code dan status Last Sync (kotak kuning).
Gambar 2. Pesan “Item not found” (kotak merah) setelah barcode di-scan atau diketik di kolom Item Code (kotak kuning).
3. Penyebab
Ruby POS bekerja dengan salinan data BOS Retail yang tersimpan di PC kasir. Salinan ini diperbarui otomatis sekitar setiap 5 menit, dan waktu pembaruan terakhirnya tampil sebagai Last Sync di pojok kanan atas. Perubahan di BOS baru terlihat di kasir setelah sync berikutnya berhasil.
Walaupun sync sudah berjalan, item tetap tidak muncul di kasir jika salah satu syarat berikut belum terpenuhi:
Setting di BOS Retail | Syarat agar item muncul di kasir |
Item Master | Aktif dan ditandai sebagai Sales Item |
Satuan (UoM) item | Aktif |
Item by Store | Item sudah di-assign ke toko tersebut dan statusnya aktif |
Barcode | Barcode item aktif, dan tidak ada spasi di awal atau akhir barcode |
Pajak item | Kode pajak jual dan pajak beli aktif, dan tidak tertukar (pajak jual di kolom jual, pajak beli di kolom beli) |
Pricelist | Item punya harga per barcode di pricelist toko atau di pricelist Special Price yang berlaku |
Periode pricelist | Periode aktif dan tanggal hari ini berada di dalam rentang periode |
Pajak nonaktif atau tertukar. Item seperti ini tidak dikirim BOS Retail ke kasir sama sekali. Sync Data tidak akan membantu sampai setting pajaknya diperbaiki di BOS Retail.
Harga yang dipakai kasir. Jika satu item punya beberapa harga, kasir memakai urutan berikut:
- Special Price – jika item ada di pricelist Special Price yang berlaku, harga ini dipakai lebih dulu.
- Harga member – jika customer member dipilih dan member tersebut punya pricelist sendiri.
- Harga toko – pricelist default toko.
Karena itu, mengubah harga di pricelist toko tidak berpengaruh selama item masih ada di Special Price yang berlaku. Jika satu pricelist punya beberapa periode aktif sekaligus, kasir memakai periode yang paling baru dibuat.
Customer baru. Customer atau member yang dibuat di sistem CRM harus masuk dulu ke BOS Retail, baru kemudian ikut tersinkron ke kasir. Jika customer belum ada di BOS Retail, masalahnya ada di sinkronisasi CRM ke BOS dan perlu ditangani Tim Support Ruby POS.
4. Langkah Penanganan
Bagian A – Dilakukan oleh Kasir / Head Kasir
1. Cek waktu Last Sync
Lihat kotak hijau Last Sync di pojok kanan atas halaman Home atau Sales. Jika waktunya sudah lebih dari 10 menit yang lalu, lanjut ke langkah 2.
Gambar 3. Halaman Home – status Last Sync (kotak kuning).
2. Jalankan Sync Data
Buka Settings → Sync Data dan tunggu sampai selesai. Jangan menutup aplikasi selama proses berjalan.
Gambar 4. Settings – menu Sync Data (kotak merah).
3. Coba scan ulang item atau cek harganya
Jika item sudah muncul dengan harga yang benar, masalah selesai.
4. Jika masih belum muncul, laporkan ke Tim Master Data
Sertakan kode item, barcode, nama toko, nomor kasir, dan waktu Last Sync. Jangan menjual item tersebut lewat Item Search.
Bagian B – Dilakukan oleh Tim Master Data (admin BOS Retail)
5. Cek setting item sesuai tabel di bagian 3
Pastikan item aktif dan Sales Item, satuan aktif, sudah di-assign ke toko, barcode aktif dan tanpa spasi di awal/akhir, pajak jual dan beli aktif serta tidak tertukar, dan ada harga per barcode di pricelist yang berlaku.
6. Untuk harga yang tidak berubah, cek Special Price dan periode pricelist
Pastikan item tidak masih ada di pricelist Special Price yang berlaku. Cek juga periode pricelist: tanggal hari ini harus berada di dalam periode, dan periode yang paling baru dibuat-lah yang dipakai kasir.
7. Untuk customer baru, pastikan customer sudah ada di BOS Retail
Jika customer sudah dibuat di CRM tetapi belum ada di BOS Retail, hubungi Tim Support Ruby POS.
8. Minta kasir menjalankan Sync Data
Setelah setting diperbaiki, ulangi langkah 2 dan 3 di kasir untuk memastikan item sudah muncul.
Bagian C – Eskalasi ke Tim Support Ruby POS
Hubungi Tim Support Ruby POS jika semua setting di BOS sudah benar dan Sync Data sudah dijalankan, tetapi item tetap tidak muncul. Sertakan:
- Kode item, barcode, dan nama item.
- Nama toko dan nomor kasir.
- Waktu Last Sync terakhir di kasir.
- Screenshot layar kasir dan screenshot setting item di BOS Retail.
Jika Last Sync tidak berubah walaupun Sync Data sudah dijalankan, lihat juga KB-POS-06 Last Sync Merah / Tidak Update.
5. Pencegahan
- Beri jeda setelah setting. Setelah membuat atau mengubah item dan harga di BOS, tunggu satu siklus sync (sekitar 5 menit) atau jalankan Sync Data sebelum dipakai di kasir.
- Pakai checklist. Gunakan tabel syarat di bagian 3 setiap kali membuat item baru.
- Rapikan pricelist. Atur periode pricelist agar tidak tumpang tindih, dan nonaktifkan Special Price yang sudah selesai.
- Jangan jual lewat Item Search untuk item yang tidak muncul saat di-scan. Perbaiki setting-nya dulu.
- Pantau Last Sync. Jika waktunya tidak berubah lebih dari 10 menit, jalankan Sync Data atau laporkan ke Tim Support.