KNOWLEDGE BASE · RUBY POS · KB - P OS- 02


Produk

Ruby POS (Windows)

Fitur

Pembayaran Virtual Account (VA) Duitku

Ditujukan untuk

Kasir, Head Kasir, dan Tim IT toko

Dampak

Sedang sampai tinggi – transaksi tertahan, atau uang masuk tetapi penjualan tidak tercatat

Tanggal dokumen

23 Oktober 2026


  1. Ringkasan

Pembayaran Virtual Account (VA) Duitku di Ruby POS bisa bermasalah dalam tiga bentuk: status tetap Pending padahal pelanggan sudah transfer, pembayaran ditolak karena melebihi batas, atau uang sudah masuk tetapi penjualan belum tercatat.

Sebagian besar kasus bisa diselesaikan kasir sendiri dengan menekan tombol F12 (Check Status) dan dengan membagi pembayaran ke beberapa metode (Multi MOP). Kasus uang masuk tanpa penjualan perlu dilaporkan ke Tim Support Ruby POS.

  1. Cara Kerja Pembayaran VA Duitku

Memahami alurnya membantu kasir tahu kapan harus menunggu dan kapan harus bertindak:

  • Kasir memilih metode bayar VA Duitku di layar Checkout, lalu menekan Paid (F12).
  • Ruby POS membuat nomor VA dan menampilkan nomor VA, total pembayaran, dan batas waktu bayar (Pay Before).
  • Pelanggan transfer ke nomor VA tersebut.
  • Ruby POS mengecek status pembayaran otomatis setiap 3 detik selama sekitar 3 menit. Selama pengecekan, tombol Check Status (F12) berwarna abu-abu.
  • Begitu status PAID, transaksi tersimpan. Jika pelanggan baru membayar setelah 3 menit, kasir perlu menekan F12 agar status dicek ulang.

Gambar 1. Dialog pembayaran VA Duitku (data contoh): (1) batas waktu bayar, (2) nomor VA untuk pelanggan, (3) tombol Check Status (F12).


3. Masalah yang Terjadi

Cocokkan gejala di layar dengan tabel berikut, lalu ikuti bagian penanganannya di bagian 5.

Gejala

Kemungkinan penyebab

Penanganan

Pelanggan sudah transfer, status di POS masih Pending atau tombol masih loading

Pengecekan otomatis sudah berhenti, atau konfirmasi dari Duitku terlambat

Bagian A

Muncul pesan “Maximal amount is 100,000,000, please add other payment methods”

Nominal VA melebihi batas Duitku Rp100.000.000 per transaksi

Bagian B

Muncul pesan “Virtual Account HAS EXPIRED”

Batas waktu bayar (Pay Before) sudah lewat

Bagian C

Uang sudah diterima, tetapi penjualan tidak ada di POS

Dialog VA ditutup (Cancel / Esc) sebelum status PAID

Bagian D

Semua pembayaran VA di toko tetap Pending walaupun pelanggan sudah bayar

Ruby POS versi lama atau gangguan koneksi antara Duitku dan server Ruby POS

Bagian E


4. Penyebab

Uang pelanggan tidak masuk ke Ruby POS secara langsung. Duitku mengonfirmasi pembayaran ke server Ruby POS, lalu kasir melihat hasilnya lewat pengecekan status. Dari alur ini muncul beberapa titik rawan:

  • Pengecekan otomatis hanya berjalan sekitar 3 menit. Jika pelanggan membayar setelahnya, status di layar tidak berubah sampai kasir menekan F12.
  • Transaksi baru tersimpan setelah status PAID. Jika dialog VA ditutup sebelum itu, penjualan tidak tercatat walaupun uang tetap masuk ke rekening.
  • Duitku membatasi VA maksimal Rp100.000.000 per transaksi. Sisanya harus dibayar dengan metode lain.
  • Konfirmasi Duitku bisa tidak sampai. Kasus ini pernah terjadi karena pengaturan alamat server dan sudah diperbaiki tim Ruby POS. Toko perlu memakai Ruby POS versi terbaru.


Kenapa tombol F12 di keyboard tetap bisa dipakai?

Saat pengecekan otomatis berjalan, tombol Check Status di layar terlihat abu-abu dan tidak bisa diklik. Tetapi tombol F12 di keyboard tetap menjalankan pengecekan ulang. Inilah cara tercepat saat tombol di layar terlihat masih loading.



5. Langkah Penanganan

PENTING

Jangan menutup dialog VA (Cancel / Esc) sebelum status PAID. Jangan membuat VA baru untuk pelanggan yang sudah transfer, karena pelanggan bisa membayar dua kali.



Bagian A – Status masih Pending (dilakukan kasir)

  1. Pastikan pelanggan transfer ke nomor VA yang tampil di layar

Nomor VA dibuat baru untuk setiap transaksi. Nomor VA dari transaksi sebelumnya tidak berlaku untuk transaksi ini.

2. Tekan F12 di keyboard

F12 tetap berfungsi walaupun tombol Check Status di layar terlihat abu-abu atau masih loading. Tunggu beberapa detik sampai hasil pengecekan muncul.

3. Jika muncul “Payment Status: PENDING”, tunggu sebentar lalu tekan F12 lagi

Konfirmasi dari bank ke Duitku kadang butuh beberapa menit. Ulangi F12 setiap 1–2 menit.

4. Jika status PAID, transaksi tersimpan otomatis 

     Lanjutkan transaksi seperti biasa.

5. Jika tetap Pending setelah beberapa kali dicek

Minta bukti transfer dari pelanggan (nomor VA, nominal, jam transfer), lalu hubungi Tim Support Ruby POS. Biarkan dialog VA tetap terbuka.

Jangan simpan transaksi sebagai Pending Order selama menunggu pembayaran VA. Pending Order hanya menyimpan daftar belanja, bukan VA yang sudah dibuat. Saat transaksi dibuka lagi dan di-checkout, Ruby POS membuat nomor VA baru, sehingga transfer ke VA sebelumnya tidak terhubung ke transaksi tersebut.


Bagian B – Nominal melebihi Rp100.000.000 (dilakukan kasir)

  1. Aktifkan Multi MOPs di layar Checkout

Tekan F9 atau klik tombol Multi MOPs sampai berstatus ON.

Gambar 2. Checkout – tombol Multi MOPs (kotak kuning) dan daftar metode bayar yang dipilih (kotak merah).


2. Isi nominal VA Duitku maksimal Rp100.000.000

Dalam satu transaksi hanya bisa ada satu VA Duitku.

3. Bayar sisanya dengan metode lain

Misalnya tunai, kartu debit/kredit (EDC), atau metode lain yang tersedia di toko. Pastikan Total Payment sama dengan Grand Total.

4. Tekan Paid (F12) dan lanjutkan pembayaran VA seperti biasa

Ikuti Bagian A jika status VA belum langsung PAID.


Bagian C – VA sudah kedaluwarsa (dilakukan kasir)

1. Tutup pesan “Virtual Account HAS EXPIRED”

Tekan Choose Other Method (Esc).

2. Pastikan pelanggan belum transfer ke VA yang kedaluwarsa

Jika pelanggan ternyata sudah transfer, jangan buat VA baru. Ikuti Bagian D.

3. Buat pembayaran baru

Pilih ulang VA Duitku untuk mendapatkan nomor VA baru, atau gunakan metode bayar lain. Informasikan nomor VA yang baru ke pelanggan.

Bagian D – Uang masuk tetapi penjualan tidak tercatat (Head Kasir)

1. Jangan buat transaksi VA baru untuk pelanggan yang sama

Jangan juga meminta pelanggan membayar lagi. Cek dulu apakah pembayaran sebelumnya sudah masuk, supaya pelanggan tidak membayar dua kali.

2. Kumpulkan data pembayaran

  • Nomor VA dan nominal yang dibayar.
  • Jam transfer dan bukti transfer dari pelanggan.
  • Nama toko, nomor kasir, dan nama kasir yang melayani.

3. Hubungi Tim Support Ruby POS

Tim Support memverifikasi status pembayaran di Duitku dan memastikan invoice memang belum tercatat, termasuk kemungkinan invoice sudah tersimpan di POS tetapi belum terkirim ke BOS (lihat KB-POS-04).

3. Input ulang hanya setelah verifikasi dan dengan persetujuan tertulis

Jangan input ulang transaksi sebelum Tim Support selesai memverifikasi. Jika pencatatan ulang memang diperlukan, metode bayar dan persetujuannya mengikuti arahan tertulis dari pihak yang berwenang di perusahaan sesuai SOP Finance, dengan mencantumkan referensi pembayaran dan nomor tiket Support.


Perlu ditetapkan di SOP Finance perusahaan

Jabatan yang berwenang menyetujui pencatatan ulang.

Metode bayar yang dipakai untuk membukukan dana VA yang sudah diterima. Bukti rekonsiliasi dan referensi yang wajib dicatat.

Sebelum SOP ini ditetapkan, jangan memakai tunai, transfer manual, atau metode bayar lain sebagai pengganti, agar laporan pembayaran tidak salah klasifikasi.



Bagian E – Semua pembayaran VA tetap Pending (Tim IT)

1. Pastikan Ruby POS di semua kasir memakai versi terbaru

Tanyakan versi terbaru ke Tim Support Ruby POS jika belum yakin.

2. Pastikan PC kasir terhubung ke internet

Jika koneksi terputus, dialog VA menampilkan pesan “No internet connection detected”.

3. Hubungi Tim Support Ruby POS

Sertakan nama toko, nomor kasir, nomor VA, nominal, dan jam transaksi.



5. Pencegahan

  • Tunggu sampai PAID. Kasir tidak menutup dialog VA sebelum status PAID.
  • Gunakan F12. Jika pelanggan membayar agak lama, tekan F12 untuk cek ulang, jangan membuat VA baru.
  • Jangan pakai Pending Order untuk transaksi yang sedang menunggu pembayaran VA.
  • Transaksi besar: untuk total di atas Rp100.000.000, langsung gunakan Multi MOP.
  • Nomor VA terbaru. Pastikan pelanggan selalu transfer ke nomor VA yang sedang tampil di layar.
  • Versi terbaru. Selalu gunakan Ruby POS versi terbaru di semua kasir.