KNOWLEDGE BASE · BOS RETAIL / SAP BUSINESS ONE · KB-RET-SAP-01

Stock Opname Belum Masuk SAP karena Harga Posting Tidak Valid

Panduan pemeriksaan hasil Stock Opname, penentuan harga modal, dan tindak lanjut interfacing SAP.

1. Ringkasan

Hasil Stock Opname dapat sudah tersimpan di BOS Retail tetapi belum berhasil diposting ke SAP. Pada kasus ini, SAP mengembalikan error 234000027 yang meminta harga positif pada baris Inventory Posting. Selesai menghitung atau menyimpan dokumen di BOS tidak sama dengan selesai memposting penyesuaian stok dan nilainya ke SAP.

Arahan utama: cek item di dokumen opname dan gudang SAP tujuannya; prioritaskan selisih positif yang belum memiliki harga posting valid. MD menyiapkan referensi harga modal, Finance menyetujui dasar nilainya, dan Support memastikan harga tersebut digunakan saat posting. Jangan mengisi semua Item Cost nol secara massal, memakai harga jual, atau mengubah hasil hitung fisik hanya agar proses lolos.

2. Masalah yang Terjadi dan Penanganannya

Contoh dari dokumen kasus: item 300227 – ZESPRI KIWI SUNGOLD 4'S, System Qty. = −1, Count Qty. = 0, Variance = +1. Meskipun hasil hitung nol, penyesuaiannya menambah 1 unit untuk mengoreksi stok negatif. Count Qty. tetap mengikuti fisik, bukan diganti menjadi 1.

Ilustrasi: dokumen opname dari lampiran tiket. Kotak merah menandai contoh item 300227; gambar ini bukan bukti posting berhasil ke SAP.

3. Penyebab

Untuk selisih positif, SAP memerlukan dasar harga posting yang sesuai ketentuan dan konfigurasi valuasi perusahaan. Harga yang tidak tersedia, kosong, nol ketika tidak diizinkan, atau tidak positif dapat menghalangi posting. Harga modal yang dimaksud bukan harga jual dan bukan total rupiah selisih. [S1, S3]

Item Cost nol saja belum membuktikan item bermasalah. Perlu dicocokkan dengan dokumen opname, arah selisih, gudang, metode valuasi, satuan, mata uang, dan pesan SAP. Untuk Moving Average, Item Cost tidak diinput langsung pada master; Finance bersama administrator SAP menentukan mekanisme yang sesuai. [S2]

4. Langkah Penanganan

Bagian A – Dilakukan oleh Operasional Toko dan MD

Operasional Toko membuka Inventory → Stock Opname, lalu memilih nomor dokumen yang dimaksud. Cocokkan store, tanggal/waktu, Item Code, System Qty., Count Qty., Variance, dan UoM. Jangan membuat opname baru atau mengubah Count Qty. yang sudah benar untuk mengatasi error harga. Hasil: satu dokumen sumber dan daftar selisih yang disepakati.

Prioritaskan baris dalam dokumen tersebut dengan Variance positif. Contoh: stok sistem −1 dan fisik 0 berarti selisih +1; stok sistem 5 dan fisik 0 berarti selisih −5. Daftar semua item ber-cost nol di SAP hanya bahan pemeriksaan, bukan daftar wajib input. Baris selisih negatif tetap diperiksa Support jika pesan SAP atau aturan valuasinya menunjukkan kendala.

MD menyiapkan harga pembelian/penerimaan yang dapat ditelusuri beserta dokumen referensi, tanggal, satuan, dan mata uang. Operasional Toko memastikan hasil fisik; MD memastikan identitas barang dan referensi pembelian; Finance menetapkan harga modal yang boleh dipakai. Jangan menggunakan angka contoh seperti Rp1 atau Rp25.000 sebagai harga sebenarnya. Hasil: daftar harga modal per item–gudang yang disetujui, atau daftar yang masih perlu dilengkapi.

Bagian B – Dilakukan oleh Finance / Accounting dan Administrator SAP

Buka Inventory → Item Master Data; cari Item Code; buka tab Inventory Data. Catat Valuation Method, Inventory UoM, dan Item Cost. Jika Manage Item Cost per Warehouse aktif, baca Item Cost pada baris gudang tujuan posting. Minta Support memastikan pemetaan kode store BOS ke WarehouseCode SAP; kedua kode tidak harus sama. Tampilan dapat berbeda menurut versi dan hak akses. [S2]

Jika cost valid tersedia, Finance memeriksa kesesuaian gudang, metode valuasi, satuan, mata uang, dan tanggal. Jika cost nol/kosong, Finance menilai referensi pembelian/penerimaan atau sumber cost lain yang disetujui. Untuk Moving Average, jangan langsung mengedit master Item Cost; perubahan cost melalui transaksi persediaan atau Inventory Revaluation memerlukan penilaian dan kewenangan SAP yang sesuai, bukan langkah otomatis panduan ini.

Sesudah harga disetujui, Support memastikan mekanisme posting benar-benar memakai harga/sumber cost tersebut. Mengoreksi cost di SAP saja belum membuktikan integrasi menggunakan nilainya. Sebelum percobaan ulang, Support mengecek apakah dokumen sebelumnya sudah terbentuk di SAP untuk mencegah duplikasi. Hasil yang harus diterima: referensi dokumen SAP, item dan gudang cocok, perubahan kuantitas benar, serta nilai posting/jurnal ditinjau Finance. Mohon koordiasikan dengan tim IT / Surrpot / Finance untuk hasilnya.

Bagian C – Eskalasi ke Tim Support BeOne

Eskalasi jika harga valid sudah disetujui tetapi error berulang; gudang atau satuan tidak cocok; metode valuasi memerlukan pemeriksaan khusus; hasil hitung berubah; atau status SAP belum jelas. Jangan melakukan retry massal, mengubah flag interfacing, menghapus dokumen, maupun mengaktifkan posting harga nol sendiri.

5. Pencegahan